4 vergadertips om bij te blijven tijdens de vergadering
Soms lijkt er tijdens een vergadering 120 minuten in een uur te zitten. Je checkt minstens vijf keer hoe laat het is en houdt maar met moeite je ogen open. Toch moet het gebeuren, dus is het het beste dat iedereen zo goed mogelijk bij de les blijft. Zet die dubbele espresso’s maar vast klaar, want met behulp van deze tips gaan jullie de volgende meeting knallen!
1. Start Off-topic
Je hoeft niet meteen in de verplichte onderwerpen te duiken aan het begin van de vergadering. Heb het er eerst even over hoe iedereens weekend was, of laat de groep omstebeurt een algemene vraag beantwoorden. Zo komt iedereen een beetje los en start je met een frisse energie in de groep. Voorbeeldje: Wanneer iedereen zijn of haar plek ingenomen heeft gooi je een vraag op als: “Wat was jouw hoogtepunt afgelopen week?”. Maak het wat meer creatief door een stelling in de groep te gooien. Bijvoorbeeld; “Wie van ons wordt als eerst miljonair?”. Op drie wijst iedereen een persoon aan en kunnen argumenten met elkaar besproken worden.
2. Plannen is key
Na de lunch valt men in een natuurlijke slaapperiode. Dit komt doordat het lichaam rond deze tijd een gebrek aan energie ervaart. Zorg er dus voor dat je nooit een belangrijke vergadering inplant vlak na de lunch. Wacht liever tot na 15:00, je zult zien dat het na dit tijdstip veel makkelijker lukt om er met je hoofd bij te blijven.
3. Hou je hoofd scherp
Een ander belangrijk aspect waar rekening mee gehouden moet worden als het aankomt op de planning, is het inlassen van pauzes. Dit is cruciaal wil je de aandacht er goed bij houden. Wij als mens hebben namelijk een redelijk korte spanningsboog, en deze wordt alleen maar korter in het geval van een vergadering. Een goed voorbeeld is de twintig-vijf methode. Dit houdt in dat je twintig minuten vergadert en vervolgens gezamenlijk pauze houdt van vijf minuten lang. Zit iedereen nog middenin de concentratie? Pas de tijd dan hierop aan. Maak er bijvoorbeeld 30 minuten van, maar houd de pauze bij vijf minuten om het hoofd een beetje bij de les te houden. Pas er tijdens de pauze wel op dat je niet allemaal op je telefoon gaat zitten! Hierdoor wordt het alleen maar moeilijker om vervolgens weer goed op te kunnen starten. Ga in plaats daarvan allemaal even de benen te strekken. Hiervoor hoef je echt niet helemaal naar buiten te gaan, door even in een ander deel van de ruimte te gaan staan ga je je al een stuk beter voelen. Heb je trouwens onze te gekke vergaderlocatie The Loft al bekeken? Binnen één stap uit de deur heb je al een betoverend uitzicht over de stad. Waai lekker uit op het dakterras en je zult weer fris en fruitig verder kunnen gaan aan de meeting.
4. Lachen is gezond
Maak vergaderen leuk! Hoeft heus niet ingewikkeld te worden door het organiseren van allemaal spelletjes. Eén energieke oefening tussendoor kan al een heel verschil maken als het aankomt op de onderlinge motivatie bij een paar uur durende meeting. Laat één iemand een lijstje maken van een paar vragen die om de beurt opgelezen worden. Iedereen gaat voor zijn of haar stoel staan, en wanneer je de vraag met “nee” moet beantwoorden, ga je weer zitten. Bedenk de vragen zo dat je elkaar op een nieuw level leert kennen, of speel juist in op wat je al van elkaar weet (maak bijvoorbeeld gebruik van de gênante verhalen die op de maandag ochtend besproken zijn op kantoor). Op deze manier heb je allemaal weer even de benen gestrekt en wat nog wel het allermooiste is; bij deze oefening is het lachen geblazen!
Dat vergaderen saai kan zijn, weten we allemaal. Toch zul je met het toepassen van deze tips gegarandeerd een succes maken van je volgende meeting. Zorg ervoor dat je de benodigde pauzes inlast en laat vooral de maaltijd zakken na de lunch. Maar bovenal: gun jezelf wat plezier! We zijn allemaal mensen, en we kunnen niet oneindig door blijven knallen zonder een beetje lol zo nu en dan.