Effectief vergaderen doe je zo

Niemand vindt vergaderen leuk. Meestal is het een moetje. Je moet besluiten nemen, lopende werkzaamheden bespreken, plannen maken voor de toekomst of iets anders samen bespreken. En uiteindelijk is het toch wel effectief om dat gezamenlijk in dezelfde ruimte te doen. Om de tijd die je aan een vergadering besteedt zo effectief mogelijk te maken, hebben we hier een paar tips voor je. Effectief vergaderen doe je zo:

Onderschat de vergaderruimte niet!

Het klinkt misschien een beetje als “wij van wc-eend”, maar een goede vergaderruimte maakt zoveel verschil! Er zijn veel kantoorpanden waar de vergaderruimte donkere ruimtes zijn, vaak voorzien van tl-licht, en slecht geventileerd. Als je denkt aan een vergaderruimte, word je daar meestal niet heel blij van, toch? Het kan ook anders! Zorg dat de vergaderruimtes die je hebt, voorzien zijn van ramen, zoveel mogelijk natuurlijk (of nagebootst natuurlijk) licht hebben, zet er enkele grote planten neer (niet alleen gezellig, maar ook voor de zuurstof) en zorg voor genoeg ventilatie. De rest is ook geen hogere wetenschap, dus bedenk even hoe je de vergaderruimtes in jouw kantoorpand gezelliger kunt maken. Is het volstrekt onmogelijk om vergaderruimtes leuker in te richten? Dan is het natuurlijk een optie om een volledig ingerichte én gezellige vergaderruimte te huren 😉

Probeer het eens staand

Niemand heeft per se zin om staand te vergaderen, maar het is wel bijzonder effectief! Het dwingt je om vergaderingen zo kort mogelijk te houden. Komt bij dat wanneer je staat je ook automatisch geneigd bent om actiever deel te nemen. Zeker met een whiteboard in de buurt, biedt staand vergaderen allerlei mogelijkheden om vergaderen een stuk effectiever te maken. Omdat notuleren of opschrijven iets lastiger wordt als je staat, moet je ook creatief zijn. Ga met elkaar bij het whiteboard staan, en laat iedereen zijn eigen punten voor de agenda opschrijven bijvoorbeeld. Of laat 1 persoon op een creatieve manier de notulen op het whiteboard vastleggen en maak er achteraf een foto van en deel die.

Stel van te voren regels op

Een effectieve vergadering staat of valt een beetje met hoe de deelnemers eraan zich gedragen en opstellen naar elkaar toe. Het volgende hoef je niet élke vergadering te doen, maar iedere keer als je met een nieuwe groep vergadert, is het handig om even vast te leggen wat de gedragsregels zijn. Bijvoorbeeld: elkaar uit laten praten, geen “ja maar”, niet afwijken van de agendapunten. Deze kun je van te voren gezamenlijk opstellen, waarmee het ook echt een gezamenlijke gedragscode wordt. Je kunt elkaar hier bij elke vergadering even aan herinneren door er samen doorheen te lopen. Op het moment dat iemand dan gedrag vertoont dat hiermee in contrast is, kun je elkaar erop aanspreken op een manier die niet vervelend is. Een vergadering wordt minder effectief als er tussen de deelnemers gedoe ontstaat, of niemand zich veilig voelt om iets te zeggen.

Hou je aan de tijd

Schat van te voren goed in hoeveel tijd je nodig denkt te hebben en ga niet over de ingeplande tijd heen. Heb je niet alles besproken in die tijd, dan weet je dat voor de volgende keer. Zo leer je steeds effectiever omgaan met de onderwerpen en de tijd. Het is goed om strikt om te gaan met tijd. Het is een duidelijke grens en zorgt ook dat je tijdens de vergadering kunt besluiten wanneer het tijd is om over te gaan op een nieuw onderwerp. Merk je dat iets nogal veel extra tijd gaat kosten of dat er veel discussie over is, plan dan een nieuwe vergadering in voor dat specifieke thema. Effectief vergaderen is ook: op tijd beginnen. Alle deelnemers moeten er op tijd zijn. Is iemand niet op tijd, ga dan niet nog eens herhalen wat er besproken is. Dat kost extra tijd en je leert deelnemers ermee dat te laat komen gewoon kan.

Een goede voorbereiding…

…is het halve werk. Dat is natuurlijk bekend, maar in het geval van vergaderingen, scheelt het nogal als iedereen van te voren de agenda kent en eventueel al documenten of presentaties kan voorbereiden. Bedenk dus vooraf hoeveel tijd iedereen nodig zal hebben om voor te bereiden. Op vrijdagmiddag een vergadering plannen voor maandagochtend zal niet resulteren in een goede voorbereiding. Zet duidelijk in de uitnodiging wat je van iedereen verwacht aan voorbereiding. Duidelijkheid is belangrijk, dat voorkomt smoesjes achteraf (“ik wist niet dat ik dat moest voorbereiden”).

Doe iets leuks tussendoor

Uren achter elkaar vergaderen, daar wordt niemand blij van. Bijkomend nadeel is dat je op den duur niets meer goed onthoudt en ook minder scherp wordt. Effectief vergaderen betekent dus dat je geregeld even pauze moet nemen. Gemiddeld is de concentratie na zo’n 20 minuten weer bekeken. Nu kun je dat nog wel een beetje rekken, maar wil je echt dat deelnemers scherp blijven en lekker actief mee blijven doen, dan moet je voor afwisseling zorgen. Even 5 minuten koffiepauze is dan wel het minste wat je kunt doen. Je kunt ook afwisselen met een kort spelletje (tafelvoetbal of tafeltennis zijn populair) of even een blokje om lopen. Ben je echt de hele dag aan het vergaderen, dan kun je zeker de lunch even wat langer doen, zodat iedereen ook echt even tijd heeft om te ontladen. Kijk even op onze website Puur * Uitjes voor inspiratie.

Er zijn nog veel meer dingen die je kunt doen om effectief te vergaderen, maar met deze tips denken wij dat je een heel eind in de goede richting komt. Kom je bij ons op één van de locaties vergaderen, dan helpen we je ook graag met de praktische kant van het vergaderen. Zo zetten we alles voor je klaar, zorgen dat accessoires die je nodig hebt er zijn en voorzien we je graag van lekkere broodjes, koekjes en borrelhapjes als je dat wilt.