Tips om creatief te vergaderen

De vergadering met een voorzitter, standaard agenda, uurtje de tijd, saaie vergaderruimte en slaperige collega’s kennen we allemaal. Zo hoeft het natuurlijk niet te gaan! Je kunt vergaderingen ook lekker creatief maken. Dat is misschien niet altijd even éffectief, maar wel veel leuker. Aan creatieve vergaderingen heb je soms ook veel meer op de lange termijn. Ze leveren input op voor nieuwe projecten, of geven stof tot nadenken. Dit zijn de leukste manieren om een vergadering lekker creatief te maken:

Gooi een vraag op tafel

In plaats van volgens een vooraf gedefinieerde agenda te werken, kun je gezamenlijk een aantal ‘kwesties’ verzamelen. Bij wijze van brainstorm kun je deze kwesties vervolgens tackelen. Deel de groep op in kleinere groepjes om na te denken over een vraag. Je kan hier richting aan geven door te vragen om 1 scenario, of vraag de groepjes om een tekening te maken van hun oplossing. Je kunt ook elke groep een stapeltje post-its geven en daar per post-it een antwoord op laten zetten. Plak deze na 5 minuten (niet te lang!) bij elkaar op een bord, en bespreek de antwoorden met elkaar. Zo geeft iedereen input aan lopende vraagstukken en wordt het niet overgelaten aan managers of projectleiders om met een oplossing te komen.

Wandverslag

In plaats van notuleren, kun je iemand op een whiteboard of flipover een getekend verslag laten maken. Je kunt dat door een kunstenaar laten doen (voor de afwisseling erg bijzonder), maar je kunt ook elke keer een andere collega iets laten tekenen. Het hoeft geen kunstwerk te worden, het is een leuke manier om iedereen creatief bezig te laten zijn met wat er besproken wordt. Belangrijke zaken om op te tekenen zijn bijvoorbeeld actiepunten. Dat kun je met woorden beschrijven, maar als tekening vastleggen is veel leuker en spreekt tot de verbeelding.

Een geintje moet kunnen

Wat vaak ontbreekt in meetings, is de lol. De onderwerpen kunnen serieus zijn, maar de gesprekken erover hoeven dat niet de hele tijd zijn. Even lucht in de zaak brengen door samen om iets te lachen, biedt vaak nieuwe openingen en ruimte voor andere inzichten. Heb je een presentatie te geven? Verwerk er af en toe eens een grappig GIF’je in. Op zoek naar een leuke opening voor je meeting? Begin eens met een quote, waar de deelnemers op mogen reageren. Bijvoorbeeld: “In my defense, I was unsupervised”, als er net een heleboel is misgegaan. Vraag deelnemers wat ze hier in herkennen, of juist niet. Neem het niet te zwaar op, het is een gespreksopener.

Complimenten

Om een meeting creatief af te sluiten, kun je complimentenkaartjes laten schrijven door de deelnemers. Wat vonden ze prettig, leuk of goed aan elkaar? Om het eerlijk te houden, zou je kunnen vragen of iedereen van de persoon links of rechts van hem/haar kan complimenteren. Je kunt dat doen voor de bijdrage in de meetings, maar het mag natuurlijk ook gaan over een langere periode, als de deelnemers ook buiten de vergadering elkaar kennen. Zo’n complimentenkaartje is altijd fijn als opsteker, en kunnen de deelnemers ook mee naar huis/kantoor nemen.

Heb jij behoefte aan een creatieve invulling van jouw vergadering? We denken graag met je mee, ook als je niet bij ons komt vergaderen!